照片的归档整理
来源: 本站原创      作者: 佚名      点击: 11428      添加时间: 2019-09-07

 

 

一.照片的归档范围

1. 反映本单位主要职能活动和工作成果的音像材料。如反映本单位科学技术方面重要活动、重要成果、重要发现等音像材料;反映本单位宣传、教育、体育等方面的重要活动的音像材料;反映本单位主要职能的重要活动的音像材料等。

2. 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的音像材料,如上级党、政、人大、政协领导人到本单位、本地区检查、视察工作、现场办公、参加会议等活动形成的音像材料。

3. 本单位组织或参加重要外事活动的音像材料。如外国首脑、使节、党政代表团来本单位、本地区活动的音像材料;国外民主团体来访、考察政治、经济、文化等方面活动的音像材料;国外与本单位合资兴办实体的音像材料;本单位到国外考察、学习、洽谈等音像材料。

4. 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的音像材料。如反映本单位、本地区政治事件,生产、安全、交通等事故,洪涝灾害等音像材料。

5 .反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的音像材料。

6. 反映本单位重要会议的音像材料。

二、照片的整理

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片与数码照片。传统照片档案包括底片、纸质照片和说明三部分。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件,数码照片可冲洗为纸质照片,也需编写文字说明及目录。以下按照《照片档案管理规范》(GB/T 118212002,以下简称《规范》)及有关理论、实践简述照片的整理方法。

(一)照片及其整理概述

照片整理的原则是:有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用。二、底片的整理按《规范》规定,用普通胶卷拍摄形成的底片应与照片分别整理。

A、底片的整理

1、分类:《规范》虽未对底片分类进行规定,但是根据底片排列、编号的要求,底片应在同一全宗(即立档单位,通俗地说指一个单位的全部卷宗)内按保管期限分为永久、30年、10年三类。对底片划分保管期限按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)执行。底片少的立档单位可将同一活动形成的底片采取就长不就短的办法划分为同一种保管期限。

2、底片的编号

底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致,即底片与照片号的顺序一致(不一定是编号一致)。底片按归档的先后顺序排列、编号,如第1张归档的底片编为1号,第2张归档的底片编为2号,依此类推。完整的底片编号由全宗号、分类与目录号、保管期限代码、卷号、张号组成。其格式如下:

全宗号-分类与目录号-保管期限代码-卷号-张号

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。如没有全宗号,此处连同其后面的短横一并不填写。

分类与目录号:照片档案代字和目录号。

保管期限代码:用“永、30年、10年”。

卷号:照片档案排列的案卷顺序号。

张号:在某一卷内底片的排列从“1”开始的顺序编号。

底片编号的示例:3-SZ1-(Y)-1-6,表示3号全宗永久的第6张底片。6-SZ1-30-1-89,表示6号全宗30年保管期限的第89张底片。③SZ1-(Y)-1-36,表示某单位永久底片的第36张,该单位暂无全宗号。

值得注意的是,底片号应是同一种保管期限底片册的各册连续号,如永久底片册的第1册起止张号为1360,第2册应从361号填写。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处(乳剂面片指颜色相对灰的一面;刻写不下时,前段可不写)135胶片可将底片号刻在齿孔之间。实践中,有些单位将编号写到在底片下方贴的口水纸上,这种方法会造成底片褪色,不应采用。

3、底片的入册

底片入册即将底片装入底片册,又称上卷、组合。底片入册前要检查底片定影、水洗是否充分,若不充分应加工。

1.底片装袋。底片应放入底片袋内保管,一张一袋。底片袋应选用光滑、透气性好、半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的底片袋,以便直接观看到袋内底片,同时又有利于保护袋内底片。底片袋的规格应为80mm×100mm或相应规格。

2.底片袋装册。单独装册或与照片一同入册。底片册应由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。按底片号顺序排列。如果同一活动中形成的底片多数为常规底片,少数为大幅底片,此时,应将大底片编号所在的芯页上相应的位置空出,注明“大幅底片”及其编号,并将大幅底片另盒或另袋存放。

4、填写册内备考表

5、底片册的编目

底片册的封面应印制“底片册”字样。底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限、起止张号、册号,其中的起止张号应是同一种保管期限底片册的各册连续张号,如永久底片册的第1册起止张号为1360,第2册应从361号填写。底片册册脊的格式见《规范》附录B

6、底片册的排列、编号及排架

底片册应与底片盒、底片袋分开排列。底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列并编号,上架保存。底片盒或底片袋单独排列,按其在常规底片册中的序号(在常规底片册中是虚号,其号写在装有大幅底片的底片盒或底片袋上)顺序排列、上架。底片册(盒、袋)一经排架,一般不要经常取出来看,因为底片见光(包括可见光)后会减少其寿命。B、纸质照片的整理

传统照片及数码照片冲洗成的纸质照片均按以下方法整理:

1、分类

1)一般情况下照片的分类。

2)跨年度且不可分的照片(如积存照片)分类,可按保管期限一问题一年度进行分类。

2、排列

照片应在分类方案的最低一级类目内,按“问题—时间”、“问题—重要程度”等方法进行排列,即照片分类后,先将同一问题(如同一次领导视察或检查活动)的照片集中,再按时间先后顺序或照片的重要程度排列。为便于提供利用,不同保密等级的照片应相对集中排列。

3、编号

1.照片分册的小流水号编号法。

2.照片不分册的大流水号编号法。

4、入册

5、说明的填写

照片必须填写文字说明,否则是“瞎照片”,不便于利用。按《规范》要求,照片说明分为单张说明与组合说明。

1.单张照片说明的填写。

2.组合照片说明的填写

6、照片册的封面编目

7、照片册的排列、编号及排架

8、照片档案目录的编制

1.目录的种类。照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。其中基本目录是必须编制的目录,其它为选择性目录。但册内目录一般应编制。

2.基本目录的编制。

(1)照片档案基本目录格式。

(2)条目的著录。

(3)条目的排列及目录的装订。

3.册内目录的编制。

(1)照片档案册内目录格式。

(2)条目的著录。

(3)条目的排列及目录的装订。

C、数码照片的整理

数码照片扩印出的纸质照片归入照片档案按纸质照片整理方法整理,存储在存储器中的数码照片应按如下原则和方法进行整理:

1、整理原则

1.一体化。数码照片与传统照片、电子文档应一体化整理。一是与传统照片一体化,主要指影像一体化,至少永久保管的照片(有的地方规定永久及重要的定期照片)应扩印出纸质照片。数码照片扩印出的纸质照片应与传统照片扩印出的纸质照片合并上卷、排列、编号。二是与电子档案一体化,主要指存储在存储器中的数码照片应与其他电子档案在收集范围、分类、编号等方面一体化。

2.电子化。数码照片具有电子化的特色。一是形成时的电子化,由数码相机、扫描设备摄制而成。二是存储时的电子化,存储在数码相机存储器、光盘等存储载体上。三是鉴定时要按电子文件那样进行真实性、完整性、有效性鉴定。四是保管时按电子文件要求既要注意防强磁场、防强紫外线等防护措施,又要定期迁移。3.标准化。一是存储格式标准化。数码照片在移交和接收时应转换为JPEJTIFF格式。拍摄数码照片像素应在300万以上,扫描照片的线数应不低于600dpi。二是整理方法标准化。数码照片整理方法。将来出台的数码照片整理方法应与传统照片、电子文件归档整理方法相兼容。

2、前处理

前处理应在数码照片形成部门完成。

1)登记。

①登记的责任单位。

②登记的表格格式。

③登记的对象。

④登记的项目。

2)鉴定。

1)是否归档鉴定。

2)照片真伪鉴定。

3)划分保管期限鉴定。

3)移交。

1)移交方式。

2)移交检测。

3)移交手续。

3、整理

1)分类。在一般的机关、企业事业单位数码照片分类可采用“年度-保管期限”分类法。在新闻等数码照片多、现代化程度高的单位,采用“保管期限-年度”分类法。数码照片的分类方案应尽可能与纸质照片分类方案一致。

2)排列。数码照片的排列指对数码照片进行分类后,对最低一级类目下的数码照片进行排列。

3)编号。

4)编制照片档案基本目录。

5)刻录光盘及编目。

1)光盘刻录的要求。

2)光盘刻录的内容。

3)光盘说明文件的编写。

4)光盘装盒与排架。

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